Antes de escrever sobre como escolher um software ou contratar um desenvolvedor, é importante escrever porque fazer uma automação através de software. E a resposta quase sempre é:
"porque é um dos melhores investimentos que existem".
Calculando o ROI - Return On Investment
Para calcularmos o retorno sobre investimento (ROI) precisamos descobrir:
- O valor de R: retorno, que é o aumento de receita ou a diminuição do custo atual para executar a mesma função.
- O valor de I: investimento, que é o valor necessário para automatizar o processo.
O ROI é obtido com a formula ROI = (R - I) / I.
Seria simples se conseguíssemos estes números facilmente. Mas nem sempre é simples conseguirmos os números.
Encontrando o Valor do Investimento (Custo do Software).
Encontrar o custo de um software de prateleira, aquele que você conhece o quanto pode lhe ser útil e que vários conhecidos seus utilizam é simples. Mas infelizmente não é simples quando o software precisa ser desenvolvido ou então é complexo e cheio de detalhes que fica quase impossível de comparar com seus similares. Não vou escrever sobre o que é simples, vou me concentrar em escrever sobre a escolha de softwares complexos, de prateleira, como os ERPs e também no desenvolvimento de software através da contratação de um desenvolvedor ou uma empresa de desenvolvimento. Escrevi um tutorial sobre a escolha de softwares complexos tomando como exemplo o caso de um sistema ERP, ele pode ser acessado pelo link: Tutorial
Encontrando qual será a Retorno
O cálculo de ROI exige que estime qual será o valor absoluto do retorno obtido por consequência do investimento. Mas como fazer isso? Como posso estimar o retorno apenas com a implantação ou a troca de um sistema? Intuitivamente sabemos que haverá benefícios com a automação dos processos mas como saberei o quanto isso vale? Se tentar calcular o valor do retorno diretamente, apenas estimando o quanto vai vender a mais é bem provável que não consiga encontrar um número realista.
Mas existe outra forma de analisarmos os números, se soubermos o quanto podemos economizar com a automação, este número poderá ser usado como valor de retorno. Sendo assim, seguem algumas sugestões de cálculo:
Economia na Folha de Pagamento
Valor supor uma empresa cuja folha de pagamento custe R$ 500k (quinhentos mil reais) por mês. A automação de um processo comercial, por exemplo, vai melhorar a produtividade dos vendedores em 20%, a produtividade de compras em 10%, a produtividade do estoque em 15%. Contando que não haverá melhoras na produtividade de outros departamentos, você estima que a melhoria gerá será de aproximadamente 8%. Se aplicarmos 8% sobre a folha de pagamento teremos um aumento de produtividade de aproximadamente R$ 40k todos os meses, enquanto a empresa existir.
Economia com a Diminuição de Erros
Outra forma de observar benefícios da automação é estimar a diminuição dos erros. Se um sistema de automação possibilitar uma diminuição de 5% nos pedidos emitidos errados em uma empresa que fatura R$ 1M por mês então teremos uma melhoria de R$ 50k. Multiplique este raciocínio por todos os tipos de erro que podem ser evitados ou minimizados pela automação então o valor pode subir muito.
Economia com o Aumento de Qualidade
Também podemos ser beneficiados através do ganho de mercado provocado pela melhoria no atendimento ao cliente. Suponha que, antes da automação, você levava 1 dia para conferir estoque e calcular o preço do produto ou serviço que seu cliente lhe pediu. Se a automação conseguir melhorar a ponto do estoque e o preço puder ser passado em tempo real, existirá uma grande chance de seu cliente sair muito mais satisfeito e comprar com você. Os casos que presenciei, a melhora média foi de 20% na receita já no segundo mês após a implantação.
Melhorias com Tarefas Que Não Eram Feitas
Se uma empresa tem pessoas para fazer o que um computador deveria estar fazendo, então estas mesmas pessoas podem estar deixando de fazer aquilo que o computador não consegue fazer. Cito alguns: pensamento estratégico, relacionamento com clientes, análise de informações, análise de mercado, busca de parceiros estratégicos, melhoria de processos, etc... apenas para citar alguns. E o pior é que são justamente as tarefas que os computadores não conseguem fazer é que são as mais nobres e que podem agregar mais valor para a empresa. Como são valores muito difíceis de serem estimados, não teremos como considera-los em um calculo de ROI. Então vamos considerar este efeito apenas como um bonus adicional da automação.
Conclusão
Depois que você obteve o custo e estimou o retorno, basta dividir um pelo outro para obter o ROI. Observe que, quase sempre, o benefício da automação ocorre todos os dias, ou seja é recorrente, e para sempre. Se tivermos, por exemplo, R$ 40k de retorno mensal e multiplicarmos por "para sempre" então o valor total de retorno é infinito.
Infelizmente as melhores soluções de automação tem custo mensal recorrente, usando este valor como divisor da expressão, obteremos o ROI da automação.
Mas se conseguirmos implantar uma automação que possua um valor fixo não recorrente teremos um ROI infinito. É o caso quando optamos por desenvolvimento próprio. Muitas Startups só são sucesso porque utilizam este princípio.
A única outra coisa que possui ROI infinito é o investimento em educação.